افراز و تفکیک عبارت است از تقسیم مال غیرمنقول مشاع بین شرکا به نسبت سهم آنها از یکدیگر. مال مشاع عبارت است از مالی که چند نفر همزمان در جزء جزء آن شریک باشند و سهم هریک را نتوان در خارج، از هم تشخیص داد، این در حالی است که مال مشاع در مقابل مال مفروز یا ملک اختصاصی قرار دارد که آن عبارت است از مالی که شخص به نحو انحصار، مالک آن باشد، زمانی را تصور کنید که یک نفر مالک مال غیر منقولی باشد و سعی به انتقال آن به دیگری دارد، مطمئناً فروش یا تصرف به هر نحوی قابل تصور است، اما مشکل زمانی است که یکی از شرکا قصد تقسیم مال یا حتی فروش مال مشاع را دارد، لذا به طور کلی اگر دو یا چند نفر به صورت مشترک صاحب ملکی باشند و بخواهند سند مجزایی برای سهم خود دریافت کنند تا حق هرگونه دخل و تصرف و استفاده از آن سند مثل خرید و فروش و یا وثیقه را داشته باشند، باید برای افراز و پیرو آن دریافت سند تفکیکی اقدام کنند. پس از طی مراحل مربوطه هر یک از شرکا می‌توانند سند جداگانه خود را دریافت کنند. اگر چه در اغلب اوقات با توافق طرفین انجام این موضوع امکان پذیر است، اما به هر حال در جوامع امروزی بعضاً شاهد اختلافاتی فی مابین شرکا نسبت به اموال غیر منقول هستیم و مشکل زمانی ایجاد می‌شود که شرکا بر سر نحوه تقسیم و تعیین سهم هر شریک به توافق نرسند که در این خصوص راه حل قانونی افراز است. البته در بسیاری از مواقع ملک قابل افراز نیست و افراز ممکن است آن را از ارزش انداخته یا اینکه با توجه به ویژگی‌های ملک اصلا ممکن نباشد مثلا در قریب به اتفاق مواقع آپارتمان قابل افراز نیست و برای رفع اختلاف باید راه حل دیگری پیدا کرد که این راه حل معمولا تقاضای دستور فروش است.
حسب قانون افراز و فروش املاک مشاعی مصوب 1357/08/22 در دعاوی افراز املاک واحد ثبتی محل مال غیر منقول مرجع نخستین رسیدگی است.
لذا جهت اخذ گواهی عدم افراز آپارتمان شریک متقاضی یا وکیل وی ابتدا به همراه مدارک شناسایی و سند مالکیت به ادارره ثبت املاک محل وقوع ملک مراجعه نموده و از واحد فتوکپی یا فروش اوراق مستقر در اداره ثبت مربوطه، برگ درخواست افراز را تهیه و پس از تکمیل فرم درخواست، به دفتر معاون یا ریاست واحد ثبتی مراجعه می نماید. مقام مذکور دستور ثبت درخواست ارجاع پرونده به کارشناس و انجام مقدمات و تشریفات وفق قانون را صادر می نماید.
متعاقباً به همراه درخواست که با دستور پاراف گردیده به دبیرخانه و پس از ثبت و اخذ شماره ثبت، به بایگانی مراجعه نموده و درخواست را به بایگانی تحویل و پرونده در همان روز یا روز دیگری جهت بررسی برای کارشناس تعیین شده ارسال می گردد.
کارشناس مربوطه با مراجعه به پرونده ملک، وضعیت ثبتی پلاک مزبور را ملاحظه و نسبت به خاتمه یافتن جریان ثبتی آن اعم از اینکه در دفتر املاک ثبت شده یا نه و دارای سند مالکیت معارض می باشد یا خیر، اعلام نظر نموده و پرونده را به نظر مسئول واحد ثبتی می رساند.
پس از تایید اینکه جریان ثبتی خاتمه یافته و ملک دارای مالکیت معارض نمی باشد، مسئول واحد ثبتی به نقشه بردار ثبت ماموریت می دهد که ملک را معاینه و با توجه به سوابق ثبتی و تصرفات و رعایت حقوق مالکین، ملک مورد تقاضا را ترسیم و نظر خود را اعلام نماید.
در خصوص افراز آپارتمان به دلیل اینکه عدم افراز آپارتمان مسلم و محرز است، در اکثر موارد نقشه بردار بدون مراجعه به محل ملک و دعوت از طرفین، با توجه به وضعیت پرونده و مشخصات ملک، آپارتمان مذکور را غیر قابل افراز تشخیص و بر اساس ماده ۵ آئین نامه قانون افراز و فروش املاک مشاع مصوب آبان ۱۳۵۷ غیر قابل افراز بودن ملک را اعلام می نماید.
سپس پرونده مجدد به واحد ریاست ارسال و مسئول واحد ثبتی پس از رسیدگی و تطبیق درخواست با مقررات قانونی و ملاحظه صورتمجلس تنظیمی و نقشه افرازی و مطابقت آن با وضعیت سوابق ثبتی، تصمیم خود را مبنی بر رد یا قبول درخواست و نحوه افراز اعلام می دارد.
تصمیم مسئول واحد ثبتی پس از ثبت در دبیرخانه از طریق واحد پست به شرکاء ابلاغ می گردد و مطابق با ماده ۲ قانون مذکور ظرف ده روز از تاریخ ابلاغ قابل اعتراض در دادگاه می باشد .
نکات مهم :
۱- در مورد تقسیم اموال منقول هرچند بطور تبعی در حکم غیر منقول قرار گرفته باشند، مرجع صالح دادگاه حقوقی است .
۲- در مورد املاک ثبت نشده یا املاکی که جریان ثبتی آنها پایان نیافته است، مرجع صالح برای تقسیم دادگاه است .
۳- در مورد تقسیم ترکه که مجموعه ای از اموال منقول و حقوق مالی و املاک ، موضوع رسیدگی قرار می گیرد، دادگاه صلاحیت دارد .
۴- در هرجا که میان شرکا غایب یا مهجوری باشد، تقسیم با دادگاه انجام می پذیرد حتی اگر با توافق باشد.
